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荐读 | 浅谈对小微企业的审核

在获(huo)证(zheng)企业(ye)(ye)中(zhong),小微企业(ye)(ye)占了不小的(de)比例,而且有越(yue)来越(yue)多的(de)趋势,如(ru)何做(zuo)好这部分(fen)企业(ye)(ye)的(de)审核,既关(guan)系到认(ren)证(zheng)行业(ye)(ye)的(de)声(sheng)誉也(ye)关(guan)系到认(ren)证(zheng)工作的(de)成(cheng)效。笔者结合自己的(de)审核实践,谈一些看法。



理解小微企业

小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)(qi)业(ye)具(ju)有(you)自身的(de)(de)特征,要(yao)做好小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)审核首(shou)先要(yao)理解(jie)小(xiao)(xiao)(xiao)微企(qi)(qi)业(ye),只有(you)理解(jie)了才(cai)能掌握(wo)好尺度,才(cai)能有(you)的(de)(de)放矢。笔者始终(zhong)认为审核员应该来自企(qi)(qi)业(ye)再走向企(qi)(qi)业(ye),这样才(cai)能知道企(qi)(qi)业(ye)需要(yao)什(shen)么,而不是站在(zai)自己(ji)的(de)(de)角度认为企(qi)(qi)业(ye)应该做什(shen)么。

小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)规(gui)模小(xiao),一方面组织结构简单(dan),管理基础薄弱,人才(cai)匮乏,产品批(pi)量(liang)小(xiao)、规(gui)格多,异常(chang)频发,质量(liang)不(bu)稳定;另一方面小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)以专业(ye)化经(jing)(jing)营为主,人员(yuan)经(jing)(jing)验丰富,能吃苦耐劳,反应速度快,机制灵活。可以说(shuo)小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)的(de)优势和(he)不(bu)足都很突出。审(shen)核员(yuan)要能了解(jie)小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)的(de)运(yun)作,懂(dong)得(de)小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)的(de)痛点,熟悉小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)所在的(de)行(xing)业(ye)和(he)产品,掌握小(xiao)微(wei)(wei)(wei)企(qi)业(ye)的(de)核心需(xu)求。

小微企业主动做认(ren)证的不多,大(da)多数(shu)是因(yin)为(wei)(wei)客(ke)户(hu)要求或业务拓(tuo)展的需要才(cai)选择做认(ren)证,大(da)多数(shu)企业里(li)的人员(yuan)对认(ren)证基本上没什么(me)概念,很多人只是以为(wei)(wei)做一些文件资料应付了检查、拿到了证书就是认(ren)证,因(yin)此小微企业的认(ren)证风险很大(da),稍有不慎,认(ren)证就被当(dang)成了办证。

审(shen)核(he)(he)员(yuan)去小微企(qi)(qi)业(ye)审(shen)核(he)(he)更要(yao)慎重,尤其更要(yao)做(zuo)足功课,要(yao)严(yan)格遵守认(ren)证(zheng)审(shen)核(he)(he)的(de)(de)(de)(de)流程(cheng)和要(yao)求,让(rang)小微企(qi)(qi)业(ye)亲身(shen)体(ti)验到什么才是真正的(de)(de)(de)(de)认(ren)证(zheng),而不(bu)(bu)只(zhi)是请人做(zuo)一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)套资料应付(fu)一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)下(xia)检查(cha)这么简单,这样(yang)的(de)(de)(de)(de)认(ren)证(zheng)无异(yi)于花钱买证(zheng),既(ji)违规又毫无意义(yi)。要(yao)针对小微企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)(de)(de)现状,指出哪(na)些工作(zuo)是必需的(de)(de)(de)(de),怎样(yang)才能既(ji)规范了管理、保证(zheng)了质量,又是在(zai)(zai)企(qi)(qi)业(ye)能行得(de)通做(zuo)得(de)到的(de)(de)(de)(de),让(rang)企(qi)(qi)业(ye)有(you)一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)种实实在(zai)(zai)在(zai)(zai)的(de)(de)(de)(de)证(zheng)书获得(de)感、体(ti)系(xi)(xi)存(cun)在(zai)(zai)感,而不(bu)(bu)只(zhi)是做(zuo)一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)堆文件(jian)和记(ji)录应付(fu)审(shen)核(he)(he),平时(shi)该怎么干还怎么干,没有(you)将体(ti)系(xi)(xi)要(yao)求运用到日常的(de)(de)(de)(de)业(ye)务工作(zuo)中去。审(shen)核(he)(he)员(yuan)要(yao)通过沟通引导小微企(qi)(qi)业(ye)建立一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)个适合自(zi)己特(te)质的(de)(de)(de)(de)体(ti)系(xi)(xi),不(bu)(bu)能千篇一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)律,不(bu)(bu)能照搬照抄(chao),否则建立的(de)(de)(de)(de)体(ti)系(xi)(xi)就(jiu)会成为摆设,流于形式(shi),不(bu)(bu)但(dan)帮不(bu)(bu)到企(qi)(qi)业(ye),反而成为一(yi)(yi)(yi)(yi)(yi)种负担(dan)。

如(ru)果对小(xiao)微(wei)企业(ye)(ye)所在的(de)行业(ye)(ye)不(bu)了解,不(bu)熟悉小(xiao)微(wei)企业(ye)(ye)的(de)运(yun)作和产品,不(bu)理解小(xiao)微(wei)企业(ye)(ye)的(de)短板和难(nan)处,说的(de)都是外行话(hua),谈的(de)都是标准条款(kuan),企业(ye)(ye)听不(bu)懂也(ye)(ye)就(jiu)听不(bu)进去,也(ye)(ye)就(jiu)觉得谈不(bu)谈无所谓。这(zhei)样是很难(nan)和对方(fang)有共同语言(yan)的(de),也(ye)(ye)就(jiu)产生不(bu)了共鸣(ming),这(zhei)样的(de)审(shen)核其(qi)结(jie)果就(jiu)是走走过场,办个证而已。

我们很(hen)多审核(he)(he)员总抱怨企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)老板(ban)(ban)审核(he)(he)时不(bu)(bu)(bu)出(chu)面,不(bu)(bu)(bu)参加审核(he)(he),甚至不(bu)(bu)(bu)参加首(shou)末次会(hui)议,其实老板(ban)(ban)说忙是(shi)假的(de)(de)。试问有哪个老板(ban)(ban)会(hui)不(bu)(bu)(bu)关心自己(ji)的(de)(de)企(qi)(qi)业(ye)?会(hui)不(bu)(bu)(bu)希望自己(ji)的(de)(de)企(qi)(qi)业(ye)做好?小(xiao)微(wei)企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)老板(ban)(ban)更(geng)务实,只会(hui)做他认为有价值、有意(yi)义且能(neng)产生效益的(de)(de)事。所以遇到对(dui)认证不(bu)(bu)(bu)重视的(de)(de)老板(ban)(ban),与其抱怨别人不(bu)(bu)(bu)如反思(si)自己(ji)。是(shi)什么(me)让企(qi)(qi)业(ye)的(de)(de)老板(ban)(ban)不(bu)(bu)(bu)愿意(yi)亲自参与认证工作?这可能(neng)不(bu)(bu)(bu)只是(shi)审核(he)(he)员的(de)(de)问题(ti),也(ye)是(shi)整个行业(ye)要(yao)思(si)考的(de)(de)问题(ti)。



尊重小微企业

所(suo)有的认证企业(ye)都是我(wo)们的客户,不论大小。认证行(xing)业(ye)本质上(shang)是服务行(xing)业(ye),审(shen)核(he)员既要(yao)“传(chuan)递(di)信任(ren)”还要(yao)“服务发展(zhan)”,所(suo)以(yi)审(shen)核(he)员入行(xing)前就(jiu)要(yao)调整心态,摆正位置。审(shen)核(he)员一定(ding)要(yao)敬(jing)畏质量、敬(jing)畏规则(ze),对(dui)认证工作要(yao)具有情怀,不能(neng)唯利是图,不能(neng)把审(shen)核(he)当成逐利的手(shou)段和工具,否则(ze)很(hen)容易造成企业(ye)反感,甚(shen)至发生冲突,影响(xiang)行(xing)业(ye)声誉(yu)。

我们面对(dui)的(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)(qi)业是(shi)(shi)(shi)各种各样的(de)(de)(de)(de)(de),从(cong)认证(zheng)动机(ji)上(shang)来讲(jiang),有(you)只为(wei)拿(na)证(zheng)的(de)(de)(de)(de)(de),有(you)想提升管理的(de)(de)(de)(de)(de);从(cong)体系(xi)质量上(shang)来讲(jiang),有(you)做(zuo)得好(hao)的(de)(de)(de)(de)(de),有(you)做(zuo)得不(bu)(bu)好(hao)的(de)(de)(de)(de)(de);从(cong)对(dui)认证(zheng)的(de)(de)(de)(de)(de)了(le)(le)解上(shang)来讲(jiang),有(you)对(dui)认证(zheng)完(wan)全没概念的(de)(de)(de)(de)(de),有(you)熟(shu)悉认证(zheng)要(yao)求的(de)(de)(de)(de)(de);从(cong)接待(dai)上(shang)来讲(jiang),有(you)热(re)情的(de)(de)(de)(de)(de),有(you)不(bu)(bu)热(re)情的(de)(de)(de)(de)(de),尤其是(shi)(shi)(shi)遇到体系(xi)质量不(bu)(bu)高,接待(dai)又不(bu)(bu)热(re)情的(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)(qi)业,审核员一(yi)定要(yao)冷静(jing),不(bu)(bu)要(yao)发脾气、甩脸色,更不(bu)(bu)能借机(ji)吃(chi)拿(na)卡要(yao)。说话要(yao)有(you)理有(you)节,这也是(shi)(shi)(shi)最基本的(de)(de)(de)(de)(de)职业素养(yang)。对(dui)于企(qi)(qi)业的(de)(de)(de)(de)(de)接待(dai)要(yao)有(you)一(yi)颗平常(chang)心(xin),小微企(qi)(qi)业规(gui)模小、人员少、利润微薄,不(bu)(bu)管对(dui)方(fang)的(de)(de)(de)(de)(de)态度如何,都(dou)不(bu)(bu)能丧失原则,该告知(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)告知(zhi),该补(bu)充的(de)(de)(de)(de)(de)补(bu)充,该完(wan)善的(de)(de)(de)(de)(de)完(wan)善。严是(shi)(shi)(shi)爱松是(shi)(shi)(shi)害,适(shi)当的(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)求既规(gui)避(bi)了(le)(le)认证(zheng)的(de)(de)(de)(de)(de)风险又帮助企(qi)(qi)业实现了(le)(le)提升,可谓(wei)一(yi)举两(liang)得。


给体系做减法

小(xiao)微(wei)企(qi)业(ye)最大的(de)(de)压力(li)是生存,最大的(de)(de)风险是业(ye)务,管(guan)理上(shang)最怕繁琐。小(xiao)微(wei)企(qi)业(ye)里的(de)(de)人员普遍重实(shi)践轻(qing)理论(lun),重证(zheng)书轻(qing)管(guan)理,懂标准的(de)(de)人不多(duo),甚至一人身兼(jian)数职,忙得不可开交。

审(shen)(shen)核(he)员(yuan)到(dao)(dao)小(xiao)(xiao)微(wei)企(qi)业,要(yao)(yao)(yao)以问(wen)题(ti)导向、目(mu)标导向和(he)效(xiao)果导向为(wei)指(zhi)引(yin),审(shen)(shen)核(he)过程(cheng)要(yao)(yao)(yao)了(le)解(jie)企(qi)业存在哪(na)些实(shi)际问(wen)题(ti),哪(na)些工作有困扰(rao),然后引(yin)导企(qi)业借助标准(zhun)的(de)(de)原理(li)和(he)手段(duan)去(qu)尝(chang)试解(jie)决(jue)。小(xiao)(xiao)微(wei)企(qi)业一(yi)方面是最务实(shi)的(de)(de),最忌讲(jiang)大道理(li)和(he)形式主义;另一(yi)方面又(you)渴(ke)求(qiu)得到(dao)(dao)高(gao)人指(zhi)点,走出(chu)困境,甚(shen)至有时(shi)把(ba)审(shen)(shen)核(he)员(yuan)奉为(wei)神(shen)明。所以审(shen)(shen)核(he)员(yuan)在审(shen)(shen)核(he)过程(cheng)中一(yi)定要(yao)(yao)(yao)务实(shi)谨慎,立足(zu)现实(shi),讲(jiang)企(qi)业听(ting)得懂(dong)的(de)(de)话,审(shen)(shen)核(he)不(bu)(bu)要(yao)(yao)(yao)只(zhi)停(ting)留在文件(jian)和(he)记录层面,更(geng)不(bu)(bu)能要(yao)(yao)(yao)求(qiu)企(qi)业只(zhi)为(wei)了(le)审(shen)(shen)核(he)的(de)(de)需(xu)要(yao)(yao)(yao)去(qu)补充(chong)某些文件(jian)和(he)记录,而平(ping)时(shi)又(you)根本用不(bu)(bu)上。做(zuo)认证本质上是为(wei)了(le)规范管(guan)理(li),保证质量,不(bu)(bu)是为(wei)了(le)做(zuo)文件(jian)和(he)记录,不(bu)(bu)要(yao)(yao)(yao)追求(qiu)大而全,而是要(yao)(yao)(yao)实(shi)用,既(ji)要(yao)(yao)(yao)能解(jie)决(jue)问(wen)题(ti)又(you)要(yao)(yao)(yao)能行(xing)得通(tong),尤(you)其是对一(yi)些组织简单(dan)、人员(yuan)较少、工艺也简单(dan)的(de)(de)小(xiao)(xiao)微(wei)企(qi)业,千万不(bu)(bu)能把(ba)管(guan)理(li)搞复杂(za)化,把(ba)流程(cheng)搞繁琐,太(tai)多的(de)(de)条条框(kuang)框(kuang)不(bu)(bu)但帮(bang)不(bu)(bu)了(le)企(qi)业,反而成了(le)束缚,要(yao)(yao)(yao)给小(xiao)(xiao)微(wei)企(qi)业的(de)(de)体系(xi)做(zuo)减法,通(tong)过体系(xi)的(de)(de)运行(xing)和(he)改进把(ba)小(xiao)(xiao)微(wei)企(qi)业搞活(huo),在这方面审(shen)(shen)核(he)员(yuan)一(yi)定要(yao)(yao)(yao)掌握好轻重主次。

结合不同企业(ye)(ye)(ye)的(de)(de)实(shi)际(ji),重点审核(he)一些直(zhi)接影响产(chan)品(pin)质(zhi)(zhi)(zhi)量和管理(li)(li)(li)水(shui)平的(de)(de)内容,以小微企业(ye)(ye)(ye)最关心的(de)(de)质(zhi)(zhi)(zhi)量、交期(qi)、成本问题为突破口(kou),从以下几方面(mian)进(jin)(jin)行重点审核(he)和交流:生(sheng)产(chan)设(she)备(bei)(bei)是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)已落后老化,是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)做好(hao)了日常(chang)的(de)(de)维护保(bao)(bao)养;生(sheng)产(chan)人(ren)员(yuan)作(zuo)业(ye)(ye)(ye)技能(neng)是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)熟练,有(you)无开展作(zuo)业(ye)(ye)(ye)技能(neng)和质(zhi)(zhi)(zhi)量意识方面(mian)的(de)(de)培(pei)训(xun);检(jian)(jian)(jian)测设(she)备(bei)(bei)是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)配备(bei)(bei)齐全、精(jing)度适(shi)宜并定期(qi)进(jin)(jin)行了校准;检(jian)(jian)(jian)测人(ren)员(yuan)是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)熟悉(xi)产(chan)品(pin)的(de)(de)质(zhi)(zhi)(zhi)量标准和检(jian)(jian)(jian)测方法,能(neng)否(fou)(fou)(fou)(fou)保(bao)(bao)证检(jian)(jian)(jian)测工作(zuo)的(de)(de)独(du)立性;生(sheng)产(chan)作(zuo)业(ye)(ye)(ye)标准是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)得到建立和实(shi)施;生(sheng)产(chan)工艺(yi)是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)可行是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)先进(jin)(jin),有(you)无防错措施减少(shao)人(ren)为错误(wu);现场管理(li)(li)(li)是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)混乱,有(you)无推行5S管理(li)(li)(li)、定置管理(li)(li)(li);业(ye)(ye)(ye)务流程是(shi)(shi)(shi)否(fou)(fou)(fou)(fou)清(qing)晰顺畅等。

只有把(ba)企(qi)业(ye)(ye)的(de)(de)薄弱环节和关(guan)心(xin)的(de)(de)问题作(zuo)为小微(wei)企(qi)业(ye)(ye)审核的(de)(de)重(zhong)点(dian)和交流(liu)的(de)(de)重(zhong)心(xin),才(cai)能真正为小微(wei)企(qi)业(ye)(ye)创造价值(zhi),从(cong)而得到小微(wei)企(qi)业(ye)(ye)的(de)(de)尊(zun)重(zhong)。



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